Tenue de livre
La tenue de livre est l'inscription dans un document, généralement électronique, de toutes les transactions comptables effectuées par l'entreprise. Il existe deux méthodes de comptabilité :
- La comptabilité de caisse, c'est-à-dire que l'on inscrit les transactions lorsqu'il y a effectivement décaissement ou encaissement des montants.
- La comptabilité d'exercice, c'est-à-dire que la transaction est inscrite dès qu'il y a émission ou réception d'un chèque ou d'une facture, alors même qu'il n'y a pas d'encaissement ou de décaissement immédiat.
À quelle fréquence doit être faite la tenue de livre et selon quels critères ?
Tout dépend du nombre de transactions effectuées et de la grosseur de l'entreprise. L'inscription aux livres peut se faire sous forme hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou même annuelle.
Préparation des déclarations de TPS & TVQ
Toutes les entreprises et les compagnies qui ont un chiffre d'affaires de 30 000 $ et plus doivent produire obligatoirement un rapport de taxes. Cependant, même si le chiffre d'affaires est inférieur vous avez le droit de vous inscrire.
Pour faire les déclarations de TPS et de TVQ, il faut, au préalable, faire la comptabilisation de toutes les transactions comptables effectuées pendant la période visée. Cela permet d'identifier toutes les TPS et TVQ perçues et toutes celles qui ont été payées. La différence entre les deux se traduira par un paiement envoyé au ministre du Revenu du Québec ou une demande de remboursement.
La fréquence de paiements de la TPS et de la TVQ est déterminée par la taille de l'entreprise sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon les méthodes de calcul rapides ou réelles.
Tout retard dans la déclaration et le paiement de la TPS et de la TVQ due entraînent des pénalités d'environ 15 % de la remise payée en retard plus les intérêts, selon le taux en vigueur.
Gestion des comptes à payer
La gestion des comptes à payer consiste à faire la validation de toutes les additions des différentes transactions, à comparer les bons de commande avec les factures qui s'y rapportent et à comptabiliser l'ensemble de ces opérations. La personne responsable de la gestion des comptes à payer doit aussi effectuer le paiement des comptes par chèque, ou autre façon, en s'assurant de profiter des escomptes pour des paiements rapides, lorsque cela est possible. Si ce travail est effectué par un employé de l'entreprise, il serait souhaitable, pour des fins de sécurité et de contrôle, que cette personne ne soit pas la même que celle qui a la responsabilité des comptes à recevoir et des autres opérations comptabilités.
Gestion des comptes à recevoir
La gestion des comptes à recevoir consiste, tout d'abord, à effectuer la préparation de la facturation et à l'envoyer à la clientèle. Il faut également faire le suivi des sommes à recevoir pour éviter que les comptes deviennent irrécupérables. Cette activité comprend aussi la comptabilisation des factures et des encaissements. Si ce travail est effectué par un employé de l'entreprise, il serait souhaitable, pour des fins de sécurité et de contrôle, que cette personne ne soit pas la même que celle qui a la responsabilité des comptes à payer et des autres opérations comptables.
Conciliation bancaire
La conciliation bancaire consiste à faire, mensuellement, le rapprochement des transactions bancaires telles qu'indiquées sur le relevé de compte bancaire et des transactions comptables inscrites aux livres.
Cette opération permet de s'assurer que les mouvements de liquidités sont bien consignés dans les livres de l'entreprise. Tout écart entre le relevé bancaire et l'inscription aux livres doit faire l'objet d'une attention particulière pour être immédiatement corrigé.
Suivi avec les différents organisme gouvernementaux
Nous nous occupons de fournir les renseignements sous forme de formulaires, de rapports, ou de vive voie lorsque cela est nécessaire, à tous les organismes publics ou autre commission auxquels vous devez rendre compte. S'il y a des problèmes ou des malentendus à régler, notre expérience est un avantage et surtout, nous sommes en mesure de traiter les dossiers sans aucune émotivité, ce qui permet d'éviter souvent de nombreux problèmes.